gestion des entreprises, comptabilité Code ROME M1607
Secrétaire
« Avec le sourire, le secrétaire jongle avec le téléphone, la souris de l'ordinateur et de nombreux dossiers. Qu'il exerce dans une PME (petite ou moyenne entreprise), dans un service technique ou chez un avocat, sa discrétion et ses initiatives sont appréciées. »
Aussi appelé : assistant de direction / assistante de direction • office-manager • secrétaire de direction
Sommaire de la fiche
Le métier
Le métier en résumé
Envie de devenir secrétaire ? Ce métier correspond au profil conventionnel, souvent décrit comme organisé et respectueux des règles, complété par le profil social. Il relève du domaine « gestion des entreprises ». Missions au quotidien, salaire, formations à suivre... plongez dans notre fiche métier pour vérifier si cette voie est faite pour vous !
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Le rôle du secrétaire
- Le secrétaire organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables.
- La personne en poste rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs.
- Cette personne gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant.
- La personne exerçant ce métier assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques.
- La personne en poste coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes.
- Cette personne contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs.
Rattaché au code ROME : M1607
Missions au quotidien
Savoir-faire attendus dans ce métier : utiliser les outils numériques et renseigner, mettre à jour une documentation technique.
Toujours sur la brèche
Le secrétaire est l'interlocuteur incontournable d'un service ou d'une entreprise. Tout transite par lui : accueil de visiteurs, messages téléphoniques, prise de rendez-vous, rédaction du courrier... Sans répit, il passe du classement de dossiers à la saisie de texte ou du budget.
La plaque tournante du service
L'informatisation des services a déchargé le secrétaire de nombreuses tâches basiques de bureautique. Il est par conséquent plus disponible pour jouer pleinement son rôle d'organisateur, depuis la gestion d'agendas jusqu'à la préparation de réunions de travail, de déplacements, de colloques ou de salons.
Un métier aux 1000 postes
Le quotidien du secrétaire varie considérablement selon qu'il exerce chez un notaire, un architecte, dans un cabinet d'avocats ou une PME du bâtiment... Les postes de secrétaire (ou assistant) de direction comportent des responsabilités plus larges. Il s'agit alors de seconder un dirigeant ou un chef de service, en le déchargeant de tous les aspects administratifs.
Conditions et environnement de travail
Dans toutes les entreprises
D'une entreprise du bâtiment au groupe pharmaceutique international, en passant par l'étude de notaire, le cabinet d'avocats, une PME commerciale, un lycée ou une direction ministérielle... les secrétaires sont présents dans une multitude d'environnements professionnels.
Parfois à distance
Certains secrétaires sont spécialisés dans le télétravail, et ne se trouvent pas physiquement dans l'entreprise pour laquelle ils répondent au téléphone. Ils sont alors rémunérés soit par une entreprise de télésecrétariat, soit par plusieurs entreprises, qui font appel à leurs services à distance.
Toujours à son bureau
Même si sa fonction a évolué, le secrétaire ne quitte pas beaucoup le champ restreint de son service ou de sa société. Ses principaux outils sont toujours l'ordinateur, le téléphone, le fax et la photocopieuse. Et, comme le secrétaire de direction est la seconde mémoire du dirigeant, il se doit souvent d'épouser le rythme de travail de ce dernier : un dossier urgent n'attend pas.
Salaire et profil
Salaire et perspectives d'évolution
à partir de
2 000 €
brut / mois
Quel est le salaire d'un secrétaire ? Rémunération, perspectives d'évolution et opportunités : découvrez ce qu'il faut savoir.
Salaire
Salaire du débutant
A partir de 2000 euros brut par mois
Intégrer le marché du travail
Effectifs en baisse
On dénombre environ 650 000 secrétaires répartis dans tous les secteurs d'activité. La profession compte près de 97 % de femmes, qui exercent principalement en Ile-de-France, dans le sud de la France et en Alsace. Par ailleurs, environ 75 000 secrétaires de direction se concentrent dans les sièges d'entreprises, surtout en Ile-de-France. Ces effectifs sont en recul depuis quelques années. On ne s'attend pas à une progression dans les années à venir, malgré les nombreux départs à la retraite des professionnels en poste. Parallèlement, l'offre de diplômés est importante.
Qualification en hausse
Le niveau de qualification a beaucoup progressé : 80 % des jeunes secrétaires ont au moins le baccalauréat, 35 % possèdent un niveau bac + 2 : BTS (brevet de technicien supérieur), ou diplôme équivalent et 6 % ont un niveau bac + 3. Cette hausse s'accompagne d'une évolution de la fonction. En effet, il est de plus en plus fréquent qu'un secrétaire assiste au moins 2 directeurs, voire plus.
Les emplois de secrétariat sont relativement stables, mais les premières années passent parfois par l'intérim. Après 3 ans de vie active, 11 % des titulaires d'un BTS secrétariat sont encore intérimaires.
* Chiffre repris du texte de la fiche pour un débutant ou une débutante. Il peut varier selon le secteur, l'employeur et la région.
Rattaché au code ROME : M1607
Profil idéal et compétences souhaitées
Efficace et fiable
Organisé, méthodique, discret, courtois, autonome... le secrétaire cumule qualités et compétences. Il est capable de retrouver un document dans l'instant et d'organiser un voyage au plus vite. Sa présentation et l'accueil qu'il assure contribuent à la bonne image du service qui l'emploie.
Polyglotte
À l'écrit comme à l'oral, le secrétaire doit savoir s'exprimer avec une parfaite aisance. Pas seulement dans la langue française ; dans une grande entreprise, dans un cabinet d'affaires, la connaissance de l'anglais est vraiment indispensable. Posséder une 3e langue peut même faire la différence à l'embauche. La maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint) et de l'écriture rapide est évidemment nécessaire.
Disponible et adaptable
Malgré ses multiples occupations, le secrétaire sait toujours se rendre disponible... C'est encore plus important s'il est assistant de direction. Il doit savoir hiérarchiser les priorités et parer aux urgences : cela exige de sa part une grande capacité d'adaptation.
Qualités
- J'ai le sens du contact
- J'aime organiser, planifier
- Je sais faire preuve de rigueur et de précision
- Je sais faire preuve de réactivité
- Je sais organiser mon travail selon les priorités et les objectifs
Savoir-faire
- Utiliser les outils numériques
- Renseigner, mettre à jour une documentation technique
Profil de ce métier
Le modèle RIASEC est une méthode d'orientation professionnelle qui identifie 6 types de personnalités au travail. Le métier de secrétaire pourrait tout à fait vous convenir si vous êtes attiré(e) par les environnements de gestion, d'accueil réglementé ou de secrétariat où la rigueur sert directement l'orientation du public.
Conventionnel
Personnalité principaleLe profil conventionnel préfère les situations structurées, les règles claires et les données précises. Il excelle dans l'organisation, la gestion de l'information, la comptabilité et le respect des processus. Si ce profil vous correspond, les missions principales et l'environnement de travail ont de fortes chances de vous plaire.
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Personnalité secondaireLe profil social est tourné vers les autres. Il cherche à aider, conseiller, soigner, enseigner ou animer. Les relations humaines, l'empathie et la communication sont au cœur de sa motivation. Si vous possédez également ce trait de personnalité, cela sera un véritable atout pour enrichir votre pratique de ce métier.
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En savoir plus sur le profil socialSe former et trouver un emploi
S'informer et se former au métier
Quelles sont les études recommandées pour devenir secrétaire ? Du diplôme idéal aux voies alternatives, voici les parcours à privilégier pour atteindre votre objectif professionnel.
Le bac techno STMG ou le bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités constitue la première porte d'entrée dans la profession, notamment dans les petites entreprises. Les postes comportant des responsabilités plus larges se situent au niveau bac + 2 (BTS), bac + 3 (BUT, licence professionnelle, année de spécialisation). Une compétence complémentaire dans le domaine comptable ou commercial est un réel atout. Dans le secteur juridique, des connaissances en droit sont très appréciées. Quelques CFA offrent une formation en alternance.
BUT gestion des entreprises et des administrations ; gestion administrative et commerciale des organisations ; carrières juridiques
Formations et parcours conseillés(7)
Voici une liste non exhaustive des formations et diplômes fréquemment demandés par les recruteurs pour ce poste :
- BTS support à l'action managériale ; gestion de la PME ; communication ; collaborateur juriste notarial (recherche Google, s'ouvre dans un nouvel onglet)
- Licence pro en marketing, communication, commerce, management, langues, droit, administration des entreprises... (recherche Google, s'ouvre dans un nouvel onglet)
- BTS support à l'action managériale (recherche Google, s'ouvre dans un nouvel onglet)
- DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion et management des organisations (recherche Google, s'ouvre dans un nouvel onglet)
- Titre professionnel secrétaire assistant (recherche Google, s'ouvre dans un nouvel onglet)
- CQP assistant de gestion d'entreprise du BTP (recherche Google, s'ouvre dans un nouvel onglet)
- DUT gestion administrative et commerciale des organisations (recherche Google, s'ouvre dans un nouvel onglet)
Connaissances idéales(15)
En plus des compétences pratiques, la maîtrise des connaissances théoriques suivantes est un atout majeur :
Sélection de livres sur le métier(6)
Pour approfondir vos connaissances, la lecture est une excellente ressource. Voici une sélection d'ouvrages en lien avec ce métier.
Rapport du Secrétaire général aux ministres 2014
Par OECD
La secrétaire particulière
Par Jean Pliya
Profession secrétaire-assistante
Par Maya Nuq-Barakat
Mḿoire sur la position des Professeurs des Athénées Royaux. [Signed: “Le secrétaire des délégués des Athénées Royaux…
Par Professeurs des Athénées Royaux (Belgium)
Le parfait secrétaire
Par Georges Vivien
Rapport de la Secrétaire-générale
Par Canadian Commission for Unesco
Offres d'emploi et alternances
Secrétaire administratif / Secrétaire administrative
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Secrétaire administratif / Secrétaire administrative
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Aller plus loin
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Questions fréquentes sur le métier
Retrouvez les réponses aux questions les plus courantes concernant le métier de secrétaire.
Quels diplômes ou formations sont les plus adaptés ?
Les profils recherchés peuvent varier d'une entreprise à l'autre, mais voici les parcours et diplômes généralement recommandés pour accéder à ce type de poste :
- Ce métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac à Bac+3 en dans le domaine administratif ou commercial.
- La pratique d'une ou plusieurs langues étrangères peut être requise.
Quelles compétences techniques (hard skills) sont utiles pour ce métier ?
Chaque profession fait appel à des savoir-faire précis. Voici les principales compétences techniques qui vous seront utiles au quotidien :
Quelles qualités humaines (soft skills) correspondent à ce métier ?
La personnalité joue un rôle majeur dans l'épanouissement professionnel. Les traits de caractère suivants correspondent particulièrement bien à l'exercice de cette profession :
Quels sont les métiers similaires ou liés à ce domaine ?
Si ce domaine vous intéresse, d'autres professions font appel à des compétences proches ou évoluent dans le même environnement. Voici quelques métiers connexes à découvrir :
Comment se porte le marché de l'emploi pour ce métier ?
4 annonces liées au métier de secrétaire sont affichées sur cette page. Contrats indiqués : Apprentissage, Professionnalisation, Apprentissage, Apprentissage, Professionnalisation.
Entreprises ayant publié ces annonces : BOULEVARD VISION, AVENIR DROIT, LJ PLOMBERIE, FCF-ARGOS.
Lexique associé au métier
entreprises
1. Pluriel de entreprise. 2. Participe passé féminin pluriel du verbe entreprendre.
comptabilité
Tenue des comptes, la manière, l’action de rendre et d’établir des comptes.
efficace
1. Qui produit son effet. 2. Efficacité, en parlant des choses religieuses. Note d’usage : Son emploi est devenu très rare.
organisé
1. Qualifie une personne ou une chose faisant preuve d’organisation, de logique, de rationalité, de pragmatisme. 2. Participe passé masculin singulier du verbe organiser.
méthodique
Qui a de la règle et de la méthode.
discret
Qui ne se fait pas remarquer, par exemple qui est réservé, retenu dans ses paroles et dans ses actions.
courtois
1. Conforme à l’idéal de la chevalerie. 2. Relatif à Cour-et-Buis, commune française située dans le département de l’Isère.